關於煤炭行業檔案管理現狀的調查報告

時間： 2019年09月30日10:11 來源：山西晚報

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　　摘要：近期，筆者採用發放問卷和訪談的方式對行業系統中兄弟單位的檔案管理現狀進行了一次深入、細致調研。在調研中，本人秉承尊重歷史、客觀實際、實事求是的原則，力求能反映本時期檔案管理的現實情況，為檔案工作更好地開展提供部分借鑒。
　　關鍵詞：檔案管理調查研究實事求是
　　Abstract: recently, the author used the way of questionnaire and interview to carry out an in-depth and detailed investigation on the status quo of archives management of sister units in the industry system. In the research, I uphold the principles of respecting history, objective reality, and seeking truth from facts, and strive to reflect the reality of archives management in this period, and provide some references for the better development of archives work.
　　Key words: file management investigation study seeking truth from facts
　　近年來，國家加強了對檔案工作的重視力度，越來越多的單位和個人也意識到了檔案的重要性。再加上科技的發展、信息化的普及，檔案管理發生了日新月異的變化，從對故紙堆的整理到電子化的普及，效率有了飛速提高，真的是滄海桑田。作為檔案工作者，自己也感覺與有榮焉。
　　在國家大力推行檔案管理的背景下，行業內檔案管理現狀如何呢？
　　帶著這個問題，筆者通過發放調研問卷、訪談的方式對26家兄弟單位或部門的100個人進行了調研。
　　一、精心設計調研問卷
　　關於檔案管理的調研問卷
　　親愛的同志們，您好！這張問卷是關於檔案管理的調研。請您就檔案管理談談自己的認識。此問卷只是作為學術調研之用，所以請不要有任何負擔，您可以暢所欲言。感謝您對我工作的支持。
　　1.您對檔案了解嗎？
　　2.您看過《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》嗎？
　　3.您的單位有沒有專門的檔案室？
　　4.您的單位有沒有專職檔案管理人員？
　　5.您的單位檔案設備健全嗎？
　　6.您覺得檔案和您關系大嗎？
　　7.您知道單位的檔案有哪些分類嗎？
　　8.您知道什麼東西可以歸檔嗎？
　　9.您的單位有沒有專門的檔案管理制度？
　　10.您的單位有沒有實現檔案電子化？
　　11.檔案多長時間整理一次？
　　12.您認為單位的檔案需要保密嗎?
　　13.您知道檔案保密的密級嗎？
　　14.您在工作生活中接觸過涉密檔案嗎？
　　15.您知道如何應對檔案涉密嗎？
　　16.您對檔案管理有什麼好的建議嗎？
　　二、梳理統計調研報告
　　此次調研共發放調查問卷100張，收回有效問卷81張。
　　通過調研，筆者發現檔案管理的現狀雖逐步向好，但整體發展不太好。
　　94%的人沒有專門看過《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》﹔80%的單位沒有專門的檔案室和專職的檔案工作人員，檔案管理工作的職責多集中於辦公室﹔61%的人認為除了人事檔案外，其他檔案與自己關系不大﹔86%的單位沒有實現檔案管理的電子化和系統化﹔95%的單位有專門的檔案管理制度，但大部分是新制定的。因為隨著國家對檔案工作的重視，政府將檔案管理列入考核范圍，大部分單位按上級要求於近兩年內都制定了專門的檔案管理辦法、歸檔分類編號方案等制度，但電子化、系統化僅限於將近年來的目錄輸入電腦便於查找﹔88%的單位的檔案是一年一次大統計﹔認為自己單位無密可保的佔36%﹔認為自己單位有秘密，但自己工作不涉及的佔31%﹔認為自己工作涉及保密且自己也有保密意識的佔28%﹔認為自己工作涉及保密但自己以前沒有意識到的佔8%。看過並非常了解《中華人民共和國保密法》具體內容的人僅佔6%，基本了解的人佔57%，不了解的佔37%。
　　三、調研發現的問題
　　（一）檔案管理基礎工作較薄弱
　　大部分單位的領導對檔案工作的重視力度不夠，每年投入檔案工作的經費非常有限，基礎條件大都達不到檔案管理中防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防虫、防水、防污染的“八防”要求，硬件及軟件措施都不足。辦公室承擔檔案室職能的單位較多﹔部分單位檔案硬件設施不完善，庫房和檔案專用櫃短缺，出現部分檔案長期無法入櫃入架，無法匯交，隻能保存到個人手中的現象，嚴重影響檔案保管安全。
　　有的單位雖設立了檔案室，也制定了一系列檔案管理制度如檔案管理辦法、檔案分類方法和歸檔范圍標准，但沒有實用性，要不分類不全，要不整理、保存不規范。甚至僅僅是紙上談兵，沒有進行系統整理﹔有的單位檔案出現斷檔現象﹔有的單位在檔案人員離崗調崗時，移交意識比較淡薄，沒有做好檔案接交工作，導致檔案數量、卷宗質量等責任不明、界限不清、檔案遺失。還有的單位缺乏對檔案的重視，沒有對人員進行專業培訓，大都是其他工作人員兼職，由於工作量大、精力有限，檔案管理沒有質量，工作台賬及相關資料等都不健全。專業人才缺乏、檔案工作人員職責不夠清晰，也影響著檔案工作的管理水平。
　　（二）檔案保密意識欠缺
　　從我們上面的調查中可以顯示，非涉密單位人員的檔案保密意識大都比較缺乏，大家總是認為保密是件很奇怪的事？認為單位的那些所謂的檔案還沒有自己的工資條重要呢。那東西有啥密可保。特別是在我們一些支部學習中，會出現一些文件，上面寫著不公開。好多人就沒有意識到。隨手翻拍、復印覺得怎麼省事怎麼來。你只是說不公開，又沒有說不准拍。文件下來總得傳達吧，復印費紙，那就微信發照片吧。這樣也就在無意識中出現了泄密現象。
　　（三）檔案電子化、數字化進展較慢
　　大部分單位沒有把檔案數字化經費列入預算。所謂的檔案電子化管理僅僅是將近年來新形成的檔案目錄輸入電腦一了了之，便於查找。大部分認為能做到這步已經很不錯了，更不用說整體實現電子掃描文件了。大部分人認為花一堆時間去整理陳舊的、N年翻不了幾次的舊檔案是浪費時間。好多單位的檔案都是紙質檔案，聲音、影像檔案嚴重缺乏。
　　（四）對檔案的價值和意義認識不夠
　　有些人對於什麼是檔案都沒有明確的概念。在他們的腦海中，所謂檔案也就是人事檔案、會計檔案、文書檔案。至於裡面具體包括什麼也就不清楚了，更不要說知道這些檔案存在的意義了。檔案管理人員的年齡普遍比較大。
　　四、存在問題的原因分析
　　（一）意識層面存在問題
　　物質決定意識。對於每一個單位來說，效益是主要的。能產生效益的自然會受到領導的重視，產生不了效益或者說不能立竿見影的項目必然得不到太多的重視。所以大部分單位因為重視經濟發展業務，忽視了檔案管理的重要性。對於他們來說，檔案管理的規范化、制度化需要投入大量的人力、物力、財力，投入多，產出少，不能增加年度利潤。再加上，每年查閱檔案的人寥寥無幾。人們意識層面的不重視導致檔案管理的信息化、制度化和規范化都推進緩慢。
　　（二）受客觀條件的限制
　　有的單位每次在檔案自查中都會說，缺少資金，買不起檔案存放的硬件﹔自己單位的空間有限，人都放不下了，更不用說騰出專門的空間做檔案室了。隨著時間的推移，單位的發展，形成的檔案越來越多，但受空間及資金的限制，無法保障檔案按時歸檔。隻能先把檔案存於個人手中，這對檔案的安全性和保密性是極大的挑戰。長此下去，會形成惡性循環。
　　（三）檔案管理知識不夠
　　好鋼都想用在刀刃上，都喜歡做錦上添花的事情。檔案室和檔案管理人員的預算很少，更不用說是外出參加系統專業的檔案培訓。檔案管理人員主要靠自己努力。上進的檔案管理人員會好好學習，不斷提升自己的素質﹔對自己要求不高的則得過且過，隻要工作過得去就好。學習猶如逆水行舟，不進則退。好多檔案管理人員自己都不知道如何界定檔案，不知道怎麼做到應歸盡歸。專業知識缺乏，致使歸檔資料魚龍混雜，玉石不分，有時需要用資料，查檔案怎麼都找不到，感覺存了的都是無用的，要不就是存了真材，卻找不到地方。
　　五、如何更好地管理檔案
　　（一）明確檔案的價值
　　檔案是客觀形成的原始材料和歷史証件，是歷史的真實記錄。它反映著一個單位的發展歷程，有著重要的使用價值。首先它有著重要的史學研究價值。史書和地方志是一個政黨、一個國家進行政治斗爭不可缺少的材料，編史修志是我們科學文化事業的重要組成部分。而編史修志最可靠的材料就是檔案。《舊唐書·魏徵傳》中李世民說：“夫以銅為鏡,可以正衣冠，以史為鏡，可以知興替,以人為鏡,可以明得失”。借歷史上的成敗得失作為鑒戒。檔案是對歷史的真實記錄。人常說歷史總是驚人的相似，通過對特定時間、地點發生的歷史事件進行分析，可以揭示出歷史發展的規律，推動社會的發展。對於國家來說如此，對於一個單位和個人來說亦如此。以例為証，眾所周知，我國自古以來就是一個疆域遼闊的多民族國家。在我們明清的檔案資料中有大量文書、地圖記錄著我國的領土海疆。新中國成立以來，這些檔案為我國與鄰國進行友好的劃分邊界提供了大量可靠的依據。一些帝國主義分子和霸權主義者歪曲歷史，制造謊言妄圖侵佔我國領土和海島的行徑是行不通的，這些檔案就是最好的証明。再如，我國的三門峽水庫之所以能在短時間內修好，與我們的檔案也是密不可分的。歷史上記錄著的洪水流量、枯水量在水庫修建過程中幫了很多的忙。再說檔案對單位的作用。通過研究一個單位歷史，明確興與衰的原因，從中吸取經驗和教訓，能推動單位的發展。研究單位的檔案可以看出單位的發展呈現出一定的規律性。正所謂三十年河東，三十年河西。提前預知，早做准備，有利於單位更好地健康向前發展。從個人層面來說，檔案的作用也很大。我國的檔案為落實政策、平反案件、配備領導班子、交流技術、總結經驗等提供了大量可靠的憑証。現在領導提升時，都會要求查檔案資料，因為這些檔案可以從根本上反映出這個領導的各方面水平。檔案對個人的影響很大。
　　從上面的一個個實例中可以看出，檔案是歷史的記錄，是黨、國家、單位和個人的寶貴財富，大家一定要重視它，保護好它，利用好它。
　　（二）推動檔案的電子化、數據化
　　有人說，檔案為什麼要實現電子化，我覺得自己手寫就挺好呀。以我們單位為例，每年的文書檔案、會計檔案、技術檔案歸檔都在上萬份，如果手抄真的不知道什麼時候能抄完。就算你說自己下筆神速，真的在用的時候怎麼查找。我在EXCEL目錄中一鍵查找，你在一堆紙質檔案中慢慢翻找。孰快孰慢一目了然。上萬份紙質檔案目錄會佔很大的空間，但是上萬份電子檔案隻在電腦中佔據一點點內存。再加上，電子政務的推廣為檔案電子化、數據化帶來了機遇和挑戰。單位的檔案信息化隻有融入電子政務建設的大潮，才能會有更大的發展空間。
　　（三）改善檔案存放環境
　　檔案對環境條件的要求比較高。要保護好檔案，我們必須改善檔案的存入環境。一是獨立的空間。要管理好檔案必須克服種種條件的限制，為檔案找個好的存放地方。二是這個地方要溫度適宜。因為檔案怕高溫，溫度高會加速各種有害化學物質對其載體的破壞，特別是在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1—2倍，22℃—32℃則是霉菌生長的最適溫度，所以一定要避免高溫。三是要濕度適宜。潮濕不僅會加速有害氣體、灰塵等不利因素對檔案保存載體的破壞，而且有利於霉菌和檔案害虫體生長，所以我們需要將環境溫度保持在17℃—20℃﹔相對濕度保持在35%—45%。四是避免光照。光在輻射時會產生輻射，會加速檔案載體的老化，所以檔案要避光保存，庫房要盡量使用無紫外線燈光照明。五是適度通風。不通風就會潮濕，會使空氣中的有害氣體增加，不利於檔案載體的長期保存。六是保持清潔。檔案要採用密封保存，且需要定期採用物理或化學方法對其進行消毒。因為灰塵會通過摩擦損傷、腐蝕電子檔案載體，會加速傳播霉菌孢子，加速載體霉變。七是避免電磁場干擾。電磁一旦受到干擾，會使磁性物質退磁和消磁，損壞電子檔案載體中記錄的信息。電子檔案存放時一定要避開退磁或消磁的設備，可選用防磁金屬櫃。八是避免外力。防止由於機械外力的作用致使檔案出現損傷。
　　（四）強化檔案保護意識
　　首先要加強對檔案人員的培訓。隻有通過不斷學習、培訓，提高檔案管理的業務知識、業務能力和應用能力，才能滿足檔案管理的需求。其次是引導大家樹立正確的保密觀念。有人認為，我們單位既不是安全保密部門也不是涉密部門，公開透明化才能更好地發展，所以不需要保密。這種想法是不對的，因為我們雖然不常涉密，但不代表與秘密處於真空隔離狀態。我們在公務、政務、事務活動中多少都會涉及一些國家秘密、工作秘密、敏感信息，這就需要加強對保密工作的宣傳，特別是對檔案工作人員要進行重點業務培訓，使他們對《中華人民共和國保密法》《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》有基本的了解，要筑牢保密思想防線，自覺抓好抓實保密工作。第三是增強對檔案工作的宣傳。隨著電子化的發展，檔案泄密變得也越來越簡單。一個不經意間就可能因為保護不利導致大的損失。所以我們要通過宣傳平台、微信群、各種展板等加強對檔案重要性的宣傳，讓大家意識到檔案的重要性，同時，也增加檔案的利用率，充分發揮出檔案的重要作用。
　　六、結語
　　古人說：“迷往事，思來者”“往知來”，要將檔案作為一面鏡子來對照，作為寶貴資源來對待。隻有借鑒歷史經驗，才能展望美好未來。檔案管理無小事。大家要充分認識到檔案管理的重要性，對檔案多些關心，多些用心，多些細心，它一定會回饋你更多。
參考文獻：
　　1.檔案工作實務，王保國，中國檔案出版社
　　2.檔案工作的價值及其意義，三門峽市檔案信息網
　　3.基層檔案工作現狀調查報告張延碧圖書檔案信息總第230期，2017年2期
　　4.淺析檔案電子化管理的重要性，成麗娟，山西檔案，2015年，總第224期
　　作者單位：山西省煤炭工業廳煤炭資源地質局